Digitaler Büro-Mitarbeiter
Der Büro-Mitarbeiter, der deine offenen Angebote nachfasst – bevor sie kalt werden
Er hakt bei Kunden nach, beantwortet die immer gleichen Standard-Anfragen und legt dir den Papierkram vorbereitet hin. Damit dein Feierabend wieder Feierabend ist.
Der Engpass
Offene Angebote versanden – und der Papierkram frisst deinen Feierabend
Du warst beim Kunden, hast gemessen, ein Angebot geschrieben. Und dann? Oft passiert nichts mehr. Der Kunde meldet sich nicht, du kommst nicht zum Nachhaken, weil die nächste Baustelle ruft – und nach zwei Wochen ist das Angebot kalt. Abends sitzt du dann am Küchentisch und beantwortest Anfragen, die alle dasselbe fragen: Kommt ihr auch zu uns? Wie läuft das ab? Was kostet ungefähr? Das ist kein Motivationsproblem, das ist ein Zeitproblem. Fürs Nachfassen und den Bürokram bleibt tagsüber schlicht keine Hand frei. Und jedes Angebot, das unbemerkt liegen bleibt, ist Arbeit, die du schon gemacht hast – für nichts.
So arbeitet er
So arbeitet dein Büro-Mitarbeiter
Kein starres Programm, das stur E-Mails rausballert. Sondern ein Mitarbeiter, der weiß, welche Angebote offen sind, sich zum richtigen Zeitpunkt meldet und dir am Ende die Entscheidung überlässt.
Er kennt deine offenen Angebote
Er sieht, welches Angebot raus ist, wie lange es schon liegt und wo noch keine Antwort kam – aus der Liste oder dem Tool, mit dem du ohnehin arbeitest.
Er meldet sich zum richtigen Zeitpunkt
Freundlich nachgefragt, ob es noch Fragen gibt oder wie es weitergeht – in deinem Ton, nicht als Bettel-Mail. Nicht zu früh, nicht zu spät, nicht zu oft.
Er beantwortet Standard-Rückfragen
Ablauf, Termine, was du machst und was nicht – die immer gleichen Fragen fängt er ab und sammelt ein, was der Kunde noch braucht.
Er legt dir alles vorbereitet hin
Antworten, Rückmeldungen und Papierkram liegen dir vorbereitet vor. Du schaust drüber und entscheidest. Das Persönliche und die kniffligen Fälle bleiben bei dir.
Nicht übergestülpt
So passen wir DEINEN Büro-Mitarbeiter an
Von der Stange gibt es hier nichts. Wir arbeiten ihn auf genau deine Angebote und deinen Ablauf ein – in vier Schritten. Erstens hören wir zu: Wie fasst du heute nach, welche Worte benutzt du, wann wird ein Kunde ungeduldig, wann ist ein Angebot für dich erledigt? Zweitens schauen wir in echte Daten deines Betriebs: deine offenen Angebote, welche davon zu Aufträgen wurden und ab wann sie erfahrungsgemäß tot sind – daraus ergibt sich dein Nachfass-Rhythmus. Drittens stellen wir ihn darauf ein: nach wie vielen Tagen er sich meldet, wie er über Preisspannen und Termine spricht, welchen Ton dein Betrieb hat. Viertens testen wir an echten Fällen – erst an alten, liegengebliebenen Angeboten. Du liest mit, sagst ’so nicht‘ oder ‚genau so‘, und wir justieren nach, bis es klingt wie aus deinem Büro.
Was du bekommst
Das bekommst du
- Einen Nachfass-Ablauf für deine offenen Angebote – auf deinen Rhythmus eingestellt, nicht auf einen Durchschnitt von der Stange
- Fertige Antworten auf die Standard-Anfragen (Ablauf, Termine, was du machst), formuliert in deinem Ton
- Vorbereiteten Papierkram: Rückmeldungen, Zusammenfassungen und Angebots-Nachfassungen liegen dir zum Freigeben vor
- Eine klare Übersicht, welches Angebot in welchem Status steht – nichts versandet mehr unbemerkt
- Laufende Betreuung: wir hören mit, prüfen mit und justieren nach, wenn sich dein Ablauf oder deine Preise ändern
Aus der Praxis
Die meisten Angebote versanden nicht am Preis
Die Zahlen sind unbequem: Die meisten Betriebe machen nur aus etwa jedem dritten Angebot einen Auftrag – und die meisten Aufträge kommen erst nach dem zweiten oder dritten Kontakt zustande. Nicht weil das Angebot schlecht war, sondern weil niemand mehr nachgehakt hat. Genau da setzt der Büro-Mitarbeiter an. Bei einem Handwerksbetrieb, den wir betreuen, ging ein digitaler Mitarbeiter morgens live und hatte nach rund anderthalb Stunden den ersten Termin am Haken.* Wir versprechen dir keine Wunderquote und keine Garantie – wir sorgen dafür, dass kein Angebot mehr unbemerkt kalt wird. (* anonymisiert, mit Freigabe des Betriebs)
Häufige Fragen
Bevor du fragen musst.
Ersetzt das meine Bürokraft?
Nein. Er nimmt die Fleißarbeit ab – das stumpfe Nachhaken, die immer gleichen Antworten, das Vorbereiten. Entscheidungen, das Persönliche und die kniffligen Fälle bleiben bei euch. Und wenn du niemanden im Büro hast, schließt er die Lücke, damit nichts liegen bleibt, während du auf der Baustelle bist.
Was kostet das?
Das hängt davon ab, wie viele Angebote und Anfragen bei dir zusammenkommen und was er alles übernehmen soll. Deshalb nennen wir keinen Schnellpreis von der Stange. Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns deinen Betrieb an und sagen dir ob und was sinnvoll ist.
Sind meine Kundendaten sicher?
Deine Angebote und Kundendaten bleiben deine. Wir arbeiten nur mit den Zugängen, die du freigibst, und geben nichts hinter deinem Rücken weiter. Was wo gespeichert wird, klären wir vorab schriftlich – bevor irgendetwas live geht.
Merkt der Kunde, dass da kein Mensch schreibt?
Wir stellen ihn auf deinen Ton ein, damit es sich nach deinem Betrieb anfühlt und nicht nach Roboter. Und wir blasen nichts auf: Bei allem, was Fingerspitzengefühl braucht, gibt er an dich ab, statt draufloszureden.
Muss ich meine Abläufe umstellen oder neue Software lernen?
Nein. Er dockt an das an, womit du heute schon arbeitest – deine Angebotsliste, deine Tools. Kein neues System, das du dir selbst beibringen musst. Wir richten ein und passen an, du arbeitest weiter wie gewohnt.
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Lass uns deine liegengebliebenen Angebote anschauen
Kein Verkaufsvortrag, kein KI-Buzzword-Bingo. Wir schauen uns deinen Betrieb an und sagen dir geradeheraus, ob und wie dir dieser Mitarbeiter hilft.